Geschäftsprozesse digitalisieren: Von Excel zur Webapp

Wer Geschäftsprozesse digitalisieren will, muss nicht den ganzen Betrieb umstellen: Es genügt, den einen Ablauf zu ersetzen, der die meiste Büroarbeit kostet, und ihn aus Tabellen, Vorlagen und Postfächern in ein System zu holen, in dem jeder Schritt an einem Ort steht. In einer Fallstudie aus unseren Projekten ersetzte eine eigene Webapp diese verteilte Büroarbeit; der Kunde beziffert die Ersparnis auf rund 580 Stunden im Jahr. Dieser Beitrag zeigt, woran du erkennst, welcher Ablauf zuerst dran ist, wann Excel nicht mehr reicht und was eine eigene Lösung kostet.

Geschäftsprozesse digitalisieren: Was damit gemeint ist

Geschäftsprozesse zu digitalisieren heißt, einen Ablauf so abzubilden, dass Daten nur einmal erfasst werden und jeder Schritt auf dem vorherigen aufbaut. Ein eingescanntes Papierformular ist nicht digitalisiert, es ist nur digital abgelegt. Digitalisiert ist ein Ablauf erst, wenn aus der Anfrage ein Angebot wird, aus dem Angebot eine Rechnung und aus der Rechnung ein Beleg, ohne dass jemand dieselben Angaben erneut abtippt.

Das ist der eigentliche Unterschied zu einer Datei auf dem Server: Ein System kennt den Zusammenhang. Es weiß, dass das Angebot zu einem Kunden gehört, dass eine Rechnung zu einem angenommenen Angebot gehört und welche Nummer als Nächstes vergeben wird.

Woran du erkennst, dass ein Ablauf dran ist

Ein Ablauf ist reif für die Digitalisierung, wenn er oft wiederkehrt, immer gleich aufgebaut ist und trotzdem von Hand erledigt wird. Typische Anzeichen sind:

• Doppelte Eingabe: Dieselbe Kundenadresse steht in der Tabelle, in der Word-Vorlage und im Postfach.
• Unklare Fassung: Es gibt „Angebot_final", „Angebot_final2" und „Angebot_neu", und niemand weiß, welche rausging.
• Wissen in einem Kopf: Wie der Ablauf funktioniert, weiß nur eine Person. Fällt sie aus, steht er still.
• Suchen statt Arbeiten: Für eine Auskunft werden Postfach, Ordner und Tabelle nacheinander durchsucht.
• Rechte nach Gefühl: Das ganze Team arbeitet in derselben Datei, obwohl nicht jeder alles sehen sollte.

Zwei dieser Punkte reichen. Die Reihenfolge ergibt sich dann aus einer einfachen Frage: Welcher dieser Abläufe kostet pro Woche die meiste Zeit? Mit dem beginnst du, nicht mit dem, der am einfachsten zu bauen wäre.

Von Excel zur eigenen Webapp: Wo Tabellen an ihre Grenze kommen

Excel ist für viele Betriebe ein gutes Werkzeug, und lange ist es genau das Richtige. Es stößt dort an seine Grenze, wo aus einer Rechenhilfe ein Ablauf geworden ist, an dem mehrere Menschen beteiligt sind. Dann fehlen vier Dinge, die eine Tabelle nicht bieten kann:

1. Rechte: Eine Tabelle kann man ganz öffnen oder gar nicht. Chef und Mitarbeiter brauchen aber meist unterschiedliche Sichten.
2. Zusammenhänge: Eine Tabelle kennt keine Verknüpfung zwischen Kunde, Angebot und Rechnung. Das stellt der Mensch dar, durch Abtippen.
3. Automatik: Belegnummern, Erinnerungen und Ordner entstehen nicht von selbst.
4. Zugriff von überall: Das Team auf der Baustelle oder im Außendienst braucht seine Informationen auf dem Handy, nicht in einer Datei im Büro.

Eine Webapp bringt genau diese vier Dinge mit. Sie läuft im Browser, ist auf dem Handy wie eine App nutzbar und gehört dem Betrieb, nicht einem Softwareanbieter. Die Alternative ist fertige Standardsoftware: Sie ist die richtige Wahl, wenn dein Ablauf in sie hineinpasst. Eine eigene Webapp lohnt sich, wenn er es nicht tut.

Beispiel aus unseren Projekten: AdventureGolf Hub

Was das konkret bedeutet, zeigt eine Fallstudie, die wir für Adventuregolf Hofmann umgesetzt haben, einen Planer und Erbauer von Adventure-Golfanlagen. Die Büroarbeit des Unternehmens war vorher über Word-Vorlagen, Tabellen und E-Mail-Postfächer verteilt. Heute läuft sie in einer einzigen Web-App mit sechs Modulen: Angebote und Rechnungen, Kunden, Kalender, Kommunikation, Buchung und Team.

Einige Stellen daraus zeigen, wie ein digitalisierter Ablauf aussieht:

• Angebote entstehen aus einem Leistungskatalog mit Textbausteinen und erscheinen während der Bearbeitung live als PDF im Firmenlayout. Aus einem angenommenen Angebot werden Abschlagsrechnungen erstellt.
• Belege nummeriert das System selbst. Sie liegen in Jahres- und Monatsordnern, und für das Finanzamt lässt sich ein ganzes Jahr als ZIP-Datei herunterladen.
• Das Team hat eine eigene Mitarbeiter-App mit Baustellen, Informationen und Teamübersicht. Was im Büro gepflegt wird, sehen die Mitarbeiter sofort auf dem Handy.
• Die Anmeldung ist durch einen Code aus einer Authenticator-App geschützt, Chef und Mitarbeiter haben getrennte Rechte, und wiederholte Fehlversuche werden gebremst.

Die Zahlen dazu stammen vom Kunden und sind als Richtwerte angegeben: rund 580 Stunden Büroarbeit weniger pro Jahr, umgerechnet etwa 29.000 € Ersparnis. Dazu kommt rund 20.000 € zusätzlicher Umsatz im Jahr, weil das Buchungssystem Kunden online buchen und bezahlen lässt. Die ganze Fallstudie mit Bildern steht auf der Seite Webapps & Apps.

Wichtig ist, was daran nicht die Lehre ist: Nicht jeder Betrieb spart 580 Stunden. Die Zahl gehört zu diesem Betrieb mit seinen Abläufen. Übertragbar ist die Vorgehensweise: erst den Weg beschreiben, den ein Vorgang durch das Büro nimmt, dann ein System bauen, das diesem Weg folgt.

So gehst du vor, um Geschäftsprozesse zu digitalisieren

Die Digitalisierung eines Ablaufs funktioniert am besten in fünf Schritten, und der wichtigste davon kommt vor jeder Technik:

1. Den Ablauf aufschreiben, wie er heute wirklich läuft, nicht wie er laufen sollte. Wer beginnt, wer bekommt was, wo wird abgetippt?
2. Den Schritt mit dem größten Zeitverlust markieren. Das ist dein Einstieg.
3. Den Umfang klein halten. Was in der ersten Fassung nicht gebraucht wird, kommt nicht hinein. Ein Modul, das genutzt wird, ist mehr wert als sechs, die niemand öffnet.
4. In Abschnitten bauen, mit sichtbarem Ergebnis nach jedem. So merkt das Team früh, ob der Ablauf stimmt, und nicht erst zum Livegang.
5. Ausbauen, wenn es trägt. Weitere Module kommen dazu, sobald das erste im Alltag läuft, auf einer Architektur, die darauf ausgelegt ist.

Das deckt sich mit dem, wie wir bei Webapps & Apps arbeiten: Am Anfang steht nicht die Datenbank, sondern der Weg, den ein Mensch durch die Anwendung nimmt. Funktionsumfang, Rollen und Wege werden festgelegt, bevor gebaut wird.

Was die Digitalisierung eines Ablaufs kostet

Eine eigene Webapp kostet bei uns einmalig ab 5.999 € für ein MVP, die erste lauffähige Fassung, und ab 14.999 € für eine Custom Platform. Im MVP enthalten sind eine Webanwendung, die auf dem Handy wie eine App nutzbar ist, Nutzerkonten mit Rollen und Rechten, Backend und Datenbank, eine eigens gestaltete Oberfläche, Entwicklung in Abschnitten mit sichtbarem Ergebnis sowie eingerichtetes Hosting mit begleitetem Livegang.

Die Plattform geht darüber hinaus, wenn die Anwendung das Geschäft trägt: native Apps für iOS und Android, Schnittstellen zu bestehenden Systemen wie ERP, CRM oder Warenwirtschaft, ein Rechtekonzept für mehrere Mandanten und ein Lasttest vor dem Livegang. Alle Pakete und Preise stehen auf der Seite Preise.

Der eigentliche Festpreis hängt vom Umfang ab, den wir im Erstgespräch gemeinsam zuschneiden. Deshalb steht bei beiden Paketen „ab". Wer ein Angebot für Software bekommt, sollte außerdem nachfragen, was nach dem Livegang passiert: Hosting, Sicherungen und Sicherheitsupdates fallen laufend an und gehören im Angebot benannt.

Das Wichtigste in drei Sätzen

Wer Geschäftsprozesse digitalisieren will, beginnt mit dem einen Ablauf, der die meiste Zeit kostet, und baut das System entlang des Weges, den ein Vorgang tatsächlich nimmt. Excel ist so lange richtig, bis mehrere Menschen daran arbeiten und Rechte, Zusammenhänge und Automatik fehlen. Ob sich dafür eine eigene Lösung lohnt, klären wir im Erstgespräch über Webapps & Apps; die Preise der Pakete findest du auf der Preisseite.